Tháng 6 năm nay, Triển lãm hồ sơ thông minh Thượng Hải lần thứ 4 và Hội nghị phát triển hồ sơ thông minh đã diễn ra thành công. Các khách mời tham dự hội nghị đã tiến hành giải thích sâu sắc "biện pháp quản lý hồ sơ điện tử", thu hút sự quan tâm và suy nghĩ liên tục của cả trong và ngoài ngành về cách thực hiện hiệu quả quản lý hồ sơ điện tử.

Điều 7 của Biện pháp quản lý hồ sơ điện tử quy định rõ: "Cơ quan, đoàn thể, đơn vị doanh nghiệp và các tổ chức khác phải tăng cường công tác thu thập, lưu trữ các loại tài liệu điện tử, bảo đảm các tài liệu điện tử có giá trị lưu trữ phải được thu hồi và chuyển giao cho cơ quan lưu trữ theo quy định. Cơ quan lưu trữ phải nâng cao năng lực tiếp nhận và quản lý các loại hồ sơ điện tử, bảo đảm thu nhập và lưu trữ điện tử phải được thu thập".

Từ sự chủ đạo của hồ sơ giấy truyền thống, đến nay, việc quản lý hồ sơ điện tử "cần quy tận quy", hồ sơ điện tử "cần thu tận tận thu" đã bước vào giai đoạn mới có pháp luật, quy phạm phát triển. Biện pháp này đồng thời làm rõ, hồ sơ điện tử có hiệu lực pháp lý ngang bằng với hồ sơ giấy. Cùng với việc nhà nước thúc đẩy công tác thí điểm xây dựng phòng lưu trữ kỹ thuật số trong phạm vi cả nước, bất kể là đơn vị doanh nghiệp hay các trường đại học, đều tích cực thúc đẩy thực thi quản lý hồ sơ điện tử.

Đối mặt với nhu cầu quy phạm hóa quản lý hồ sơ điện tử và lưu trữ an toàn lâu dài, Địch Mỹ Thị tiếp tục khám phá các giải pháp đáng tin cậy. Chúng tôi đã đưa ra các thiết bị chuyên nghiệp như máy ghi đĩa hoàn toàn tự động, thư viện đĩa Blu-ray, ứng dụng công nghệ lưu trữ Blu-ray tiên tiến để cung cấp giải pháp lưu trữ ghi đĩa ổn định và an toàn cho các tệp điện tử. Bên cạnh đó, kết hợp với tủ CD thực hiện các chức năng lưu trữ thông minh, quản lý ngoại tuyến và truy vấn nhanh chóng của CD, máy kiểm tra CD có thể tiến hành kiểm tra toàn bộ quá trình của CD, giúp hồ sơ điện tử thực hiện quản lý đóng cửa toàn bộ quá trình từ ghi chép, kiểm tra, lưu trữ, đến truy vấn và sử dụng.

　　

Ví dụ, nhằm vào quản lý hồ sơ điện tử của các trường đại học, Mỹ Thị đề nghị xây dựng giải pháp phòng hồ sơ điện tử tập hợp các máy in, thư viện CD, tủ CD, máy kiểm tra và đĩa CD xanh, hình thành cơ chế sao lưu nhiều tầng nấc "gần đường+rời đường".

Thu thập dữ liệu: Trước hết, dựa vào mặt bằng nghiệp vụ trực tuyến của các trường đại học kết hợp thu thập trực tuyến định kỳ, hoàn thành công tác kiểm kê, phân loại và chỉnh lý hồ sơ điện tử.

Lưu trữ gần đường: Đối với dữ liệu cần truy nhập định kỳ, sau khi phát hiện vào thư viện, sử dụng thư viện CD tự động ghi vào đĩa CD. Thư viện CD hỗ trợ kết nối với mặt bằng nghiệp vụ, có chức năng sao lưu định lượng định giờ, phân phối đa nhiệm vụ, di chuyển số lượng lớn CD và ngược dòng Nhật ký thao tác, đồng thời tự động tạo ra danh mục chỉ dẫn CD, thuận tiện cho việc điều tra trực tuyến và truy xuất hiệu quả cao.

　　

Lưu trữ ngoại tuyến: Đối với dữ liệu quan trọng cần lưu giữ lâu dài, sau khi phát hiện vào kho, thông qua việc ghi chép máy in, quá trình này thực hiện việc ghi chép và lưu trữ tự động, không cần giá trị nhân tạo. Đặt trước các thiết kế trang bìa như tiêu đề hồ sơ, ngày, v. v., hỗ trợ các thao tác nhất thể hóa in vẽ. Sau đó, lưu trữ tới tủ đĩa CD tiến hành sao lưu offline.

　　

Sao lưu đất khách: Để nâng cao hơn nữa tính an toàn, đề nghị các trường đại học áp dụng chiến lược sao lưu đất khách như sao lưu đĩa CD tại các cơ quan hợp tác cùng thành phố và tỉnh ngoài để phòng ngừa hiệu quả rủi ro thiên tai mang tính khu vực, bảo đảm an toàn và tính khả dụng lưu trữ lâu dài của hồ sơ điện tử.

Tóm lại, Dimision cam kết cung cấp cho người dùng trong tất cả các ngành công nghiệp giải pháp quản lý lưu trữ lưu trữ hồ sơ điện tử an toàn và đáng tin cậy, lưu trữ lâu dài, hệ thống lưu trữ Blu-ray loạt của công ty hiện đã đạt được sự phù hợp toàn tuyến với các hệ điều hành trong nước (Kirin, Unicity, Fonde Trung Quốc), giúp hồ sơ điện tử đạt được quy phạm hóa toàn bộ vòng đời và quản lý thông minh.