Từ ngày 1 tháng 11 năm 2024, "Biện pháp quản lý hồ sơ điện tử" do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành chính thức được thực hiện. Biện pháp quản lý hồ sơ điện tử yêu cầu tăng cường và quy phạm quản lý hồ sơ điện tử, bảo đảm hồ sơ điện tử chân thực, đầy đủ, có thể sử dụng và an toàn.

Trong "Phương pháp quản lý hồ sơ điện tử" trong "Bảo quản và xử lý hồ sơ điện tử", đề xuất rõ ràng rằng ít nhất hai phương tiện lưu trữ phù hợp với yêu cầu quản lý an toàn lâu dài nên được lựa chọn trong môi trường từ, môi trường quang học, vi phim và các phương tiện khác để lưu trữ ít nhất ba bộ dữ liệu hoàn chỉnh cả trực tuyến và ngoại tuyến.
　　

Phương pháp quản lý này khẳng định môi trường từ tính, môi trường quang học, phim vi mô, v.v. là môi trường lưu trữ có tuổi thọ cao, tính an toàn cao, hơn nữa yêu cầu rõ ràng lưu trữ dữ liệu lưu trữ áp dụng cơ chế sao lưu kép, tức là phương thức lưu trữ trực tuyến và ngoại tuyến, đảm bảo quản lý khoa học dữ liệu, lưu trữ an toàn.

Hiện nay, số lượng lưu trữ điện tử trong các ngành công nghiệp khác nhau đã tăng vọt, bộ sưu tập đĩa Blu-ray với dung lượng lớn, tuổi thọ cao, không thể thay đổi và tiết kiệm năng lượng, trở thành phương tiện lưu trữ được đánh giá cao, phù hợp với lưu trữ dữ liệu lưu trữ dài hạn.

Từ trước đến nay, lưu trữ quang từ trong lĩnh vực lưu trữ sâu của DIMEVIS, theo đặc tính dữ liệu của ngành lưu trữ, tạo ra giải pháp lưu trữ đĩa CD trực tuyến/ngoại tuyến cho hồ sơ điện tử, giúp bộ phận lưu trữ nhanh chóng thực hiện lưu trữ đáng tin cậy và quản lý hiệu quả các hồ sơ điện tử.

01, Lưu trữ gần

Nhằm vào các hồ sơ điện tử cần truy nhập thường xuyên, Địch Mỹ Thị đề nghị hệ thống lưu trực tuyến thư viện CD - ray thông minh, dựa vào thư viện CD - ray thông minh, chở CD - ray, thiết bị kiểm tra CD, có thể hỗ trợ nhiều mô hình ghi chép, truy vấn thông minh, đọc lại tự động, v. v., có ưu thế lưu trữ lượng lớn, điều tra thông minh, tiết kiệm năng lượng xanh, v. v., có thể chiếu cố nhu cầu lưu trữ đáng tin cậy và quản lý tiện lợi của hồ sơ điện tử.

02, Lưu trữ ngoại tuyến

Đối với "dữ liệu lạnh" không được sử dụng thường xuyên và cần lưu trữ lâu dài, Dimision đề nghị hệ thống ghi và in đĩa thông minh, dựa vào máy in ghi đĩa tự động hoàn toàn, mang đĩa lưu trữ, máy phát hiện đĩa và tủ quản lý đĩa, có thể thực hiện một lượng lớn dữ liệu lạnh lưu trữ tự động ghi, in và quản lý lưu trữ tập trung, có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ và quản lý toàn bộ vòng đời của hồ sơ điện tử.

Chương trình lưu trữ ngoại tuyến DIMEVISION cũng được trang bị tủ quản lý đĩa thông minh, có ưu điểm chống bụi, chống ô nhiễm, chống nhiễu, chống tĩnh điện và chống trộm. Hệ thống quản lý thông minh hoàn hảo có thể nhận ra các chức năng như lưu trữ, cho mượn, trả lại, phát hiện, thay đổi thông tin.
　　

Trong "Biện pháp quản lý hồ sơ điện tử" còn yêu cầu, phải xây dựng chiến lược kiểm tra, định kỳ tiến hành kiểm tra tình hình bảo quản hồ sơ điện tử có thể đọc được, môi trường phần cứng và phần mềm, mức độ hoàn hảo của môi trường lưu trữ, phát hiện vấn đề xử lý kịp thời, khi cần thiết tiến hành chuyển đổi, di chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử.
　　

Hệ thống lưu trữ gần/ngoại tuyến của DIMEVISION đều được trang bị bộ phát hiện đĩa quang, có thể phát hiện toàn diện đĩa quang, bao gồm phát hiện trước khi lưu trữ, phát hiện sau khi lưu trữ, đảm bảo dữ liệu hoàn chỉnh và bảo vệ an toàn dữ liệu.

Lưu trữ là một nguồn tài nguyên văn hóa không thể tái tạo, phát huy giá trị cực kỳ quan trọng trong các ngành nghề. Biện pháp quản lý hồ sơ "lần này càng yêu cầu nhà nước quy định cơ quan, đoàn thể, đơn vị sự nghiệp doanh nghiệp và kho lưu trữ phải hình thành hồ sơ phải tăng cường công tác quản lý hồ sơ điện tử, trang bị cơ sở hạ tầng thông tin hóa đáp ứng nhu cầu quản lý hồ sơ điện tử, tăng cường xây dựng hệ thống tự động hóa văn phòng, hệ thống lưu trữ nghiệp vụ, cùng nhau thúc đẩy công tác quản lý hồ sơ điện tử.

Là một doanh nghiệp công nghệ cao tập trung vào lưu trữ quang từ, Dimision tập trung vào đổi mới sản phẩm và nghiên cứu và phát triển phần mềm, tự kiểm soát và cam kết cung cấp cho khách hàng các sản phẩm phần cứng và phần mềm hiệu quả, thông minh và đáng tin cậy và các giải pháp lưu trữ dữ liệu. Dưới làn sóng nội địa hóa, về mặt kỹ thuật, Mỹ Thị đã thực hiện sự tương thích toàn diện đối với các hệ thống nội địa như Ngân Hà Kỳ Lân, U - S, Phương Đức, v. v. Tính tương thích này không những đảm bảo tính ổn định của hệ thống, mà còn cung cấp nền tảng vững chắc cho việc lưu trữ dữ liệu hồ sơ đáng tin cậy.

Tóm lại, "Biện pháp quản lý hồ sơ điện tử" được ban hành, một lần nữa đưa việc quản lý hồ sơ điện tử lên vị trí quan trọng và đưa ra yêu cầu cụ thể. Mà giải pháp lưu trữ CD trực tuyến+ngoại tuyến của Mỹ, không những có thể nâng cao lưu trữ đáng tin cậy, lưu trữ lâu dài của hồ sơ điện tử, mà còn có thể giúp Bảo tàng Lưu trữ và các ngành lưu trữ thực sự nâng cao hiệu quả làm việc của hồ sơ, thực hiện chuyển đổi thông tin hóa, thông minh hóa của cơ quan lưu trữ.